Gestion du risque client

 

Depuis la crise, la gestion du risque client est devenu determinante car le nombre d’impayés est en constante progression, voici comment erp360 peut vous proteger des mauvais payeurs :

Lors de la création d’une fiche client, il faut indiquer un certain nombre de paramètres liés au risque comme indiqué ci-dessous :

Le client est-il assuré ? :

L’encours autorisé par l’assureur, c’est a dire le montant que l’assureur est pret à rembourser en cas de non paiement du client.

Le niveau de confiance

Ce niveau sera affiché lors de la prise de commande.

Le mode de verrouillage  :

Automatique, si le client à des factures en retard de reglement, ou s’il depasse son encours il sera verrouillé, cela implique que plus aucune commande ne pourra etre saisie, aucun bl ne pourra etre généré, et la conversion de devis en commande sera impossible.

Manuelle, si le client a des factures en retard de reglement il sera verrouillé, il peut depasser l’encours autorisé.

Pas de verrouillage , comme son nom l’indique il n’y a jamais de verrouillage

% Encours pour alerte :

Lors de la saisie d’une commande si le montant de l’encours atteint le pourcentage indiqué, un message d’alerte indique au redacteur de la commande que le client va bientot depasser son encours.

Nombre de jours additionnel avant verrouillage :

Ajoute des jours aux dates d’echeance des factures

Pour la gestion au quotidien des encours client il existe le formlaire des encours :

Il est possible de visualiser d’un seul coup d’oeil le montant des commandes en cours, des bons de livraison, des factures, des factures en depassement de délai, a partir de ce formulaire il est possible de forcer le verrouillage d’un client dans la section Autorisations “Verrouiller”.

En voulant saisir une nouvelle commande client, le message suivant apparaitra :

L’historique des verrouillages forcés est conservé et participe à la note de confiance du client.

A noter il est possible de s’abonner par mail au verrouillage des actions de vente, ainsi un gestionnaire d’agence sera notifié dès qu’un de ses collaborateur essaiera de saisir une commande et pourra donc intervenir auprès de lui avant qu’il ne soit trop tard.

Mise à jour du 24 juin 2009 (build 98)

 

Les elements suivants ont été mis en place lors de cette mise à jour.

Préparation du logiciel pour la mise en place du nouveau module ERP Store qui permettra de publier le catalogue des produits sur Internet.

Nouvelle fonctionnalités :

• Possibilité de sortir des devis avec ou sans photos (pour les envois par fax par exemple)

Améliorations :

• Gestion du risque client , le montant des Bons de livraison en cours est pris en compte pour le blocage.
• Gestion des selections dans les listes, possibilité d’ajouter sur une selection existante, d’ecraser, de fusionner et de supprimer.
• Possibilité de determiner le montant des avoirs de facture par représentant.
• Nouveau formulaire d'edition des propriétés etendues pour toutes les entités
• Il est possible d'indiquer une date fixe de livraison a partir d'un devis en plus des dates génériques
• Possibilité de filtrer les commandes fournisseurs par agence emettrice
• Améliroration du message de notification lors de la suppression d'un bon de livraison

Correction Bugs :

• les items de commande de produits manufacturés non stockable se desoldaient.
• Listing inventaire, le nom de la categorie de produit n'etait plus affiché.
• Liste des commandes fournisseur, les agences n'etaient pas prise en compte dans le filtre.
• l'ajout de commentaires dans la fiche client, n'est plus opérationnel
• Si le contact d'une société passe une commande en tant que particulier et que l'adresse pas renseignée, provoque un crash

Comment creer des selections d’entité dans ERP 360 Studio ?

Dans certains cas, la categorisation d’entité ne suffit plus, un nouveau systeme permet de garder en mémoire n’importe quelle selection d’entité dans toutes les listes du logiciel, voici comment proceder, pour l’exemple nous utilisons la liste des clients :

Dans la barre d’outils dans la section edition a gauche, il y a une liste déroulante dédiée à la gestion des selections :

Pour sauvegarder une selection , il suffit de cocher les clients que l’on veut selectionner puis cliquer sur Sauvegarder :

Pour retrouver sa selection par la suite il suffit de retourner dans le menu des selections plus cliquer sur Charger…

En acceptant, la liste des clients est restreinte sur la selection choisie :

Il est possible d’ajouter une selection d’entité à une selection existante, lors de la sauvegarde il suffit de selectionner la selection existante , le formulaire propose alors d’ecraser les informations avec la selection dans la liste ou d’ajouter les elements à la liste existante :

Et pour finir, il est possible lors du chargement d’une selection de renommer une selection, de fusionner plusieurs selections entre elles, ou de supprimer des selections existantes :

Ces selections d’entité vous permettrons par exemple d’envoyer massivement un fax à destination d’une selection de client :

Mise à jour du 26 mai 2009 version 2.3 (Build 83)

 

Les elements suivants ont été mis en place lors de cette mise à jour.

Nouvelle fonctionnalités :

• Nouveau dispostif pour le transfer entre entrepots
• Nouvelle boite de login avec mise en place du lieu de connexion
• Nouveauté : Filtre des clients à relancer dans le liste des clients (sociétés), calcul statistique

• Mise en place de la selection multi-critères dans toutes les listes avec possibilité de retrouver des listes d’entités precises
• Possibilité de créé un mailing Fax massif a partir d’une selection
• Gestion des photos pour les produits
• Nouveauté liste clients : Nouvelles colonnes statistiques ; Nb jours moyen entre 2 commandes, CA Annuel, Nb Commandes par an glissant

• Grille 360 : Possibilité d'affichage de plusieurs courbes d'analyse en paralelle pour le graphique

• nouveau site erp360 pour la Belgique http://www.erp360.be

• Mise en place des modules externes avec mise à jour auto et gestion par role

• Module de gestion de projets

• Nouveau picto pour les produits non vendus depuis au moins un an dans le contexte "Historique produits" vendus par client
• Site http://www.erp360.net (V2)

Améliorations :

• Affichage du commercial par defaut pour les clients sur le contexte de droite
• Gestion des contextes, possibilité de gerer la position de chaque contexte ainsi que l’affichage.
• gestion production : Attribution d'un entrepot virtuel par client pour stockage des produits après montage
• Ajout du montant TTC dans le formulaire de commande et devis
• diagnostique de la connexion avec ecriture d'une trace dans un fichier

• Traitement planifié du reglement des factures plus precise

• Ajout de la mesure des reglements clients effectifs (delay moyen par mois) dans la grille 360
• Possibilité de supprimer un ou des comptes employés à partir de la liste des employés

• Possibilité de visualiser toutes les mesures de la grille 360 avec de nouveaux graphiques

• Nouveaux graphiques pour la grille 360

• Grille 360 V2 analyse sur 2 ans glissants

• Ajout d'un picto dans la liste des produits indiquant qu'un produit est un produit composé (Pack ou Fabrication)

• Ajout d'un picto dans la liste des produits indiquant qu'un produit en stock n'est pas vendu depuis au moins un an
• Modification du dispositif de mise a jour des services
• Possibilité d'ajouter un nombre infini de commentaires pour toutes les entités (Commande, Client, Contact, Produit, ect...)
• Envoi massif par fax, le titre du document envoyé est maintenant renseigné dans la console de fax windows 
• Grille 360, ajout du panier moyen commande, calcul par agence, repartition par représentant, valeur du stock par entrepot.

Correction Bugs :

• Possibilité d'inserer des doublons dans la liste des relations produits
• Affichage de la remise par ligne erronée dans une facture Pro Forma
• Impossibilité de ne pas sauvegarder son mot de passe dans la procedure de connexion
• Commande en export (TVA 0) si le pays par defaut n'est pas la France
• Facturation directe d'une commandes avec des produits de type service echoue indiquant pas de stock
• Version DEMO , Affichage des stats dans la liste des produits et sur nouveau client provoquaient un crash
• 2.3.1238.56 impossible de splitter un stockitem

• dans la centrale de livraison si sauvegarde sans BL généré.

• Contexte conteneur, crash si un composant est present plusieurs fois dans une composition.

• V2.3.1237.54 Impossible de supprimer un BL
• Affichage du planning des reglements de facture crash si aucune facture créée

• Commande fournisseur libre, l'adresse de livraison de l'agence par defaut etait mal renseignée

• Envoi d'un document par mail avec document attaché, le contenu etait toujours celui du dernier document

• Envoi massif des documents uniquement par mail.

• Remise en place de la configuration des paramètres d'email dans l'ecran des options

• Menu contextuel sur liste des clients , afficher les devis ou commandes provoquait un crash.

• Date d'expiration des relevés de facture erronée
• le contexte "commandé à qui" pour les produits affichait aussi les commandes fournisseur supprimées
• Recherche globale, impossible de lancer une deuxième recherche si une première est en cours

• V2.3.1233.49, duplication de devis impossible

• Lors de l'impression d'un Relevé de facture, la date d'echéance etait recalculé

ERP 360 Compatible SQL Serveur 2008

 

Nous avons le bonheur de pouvoir annoncer que ERP 360 est 100% compatible SQL 2008 autant au niveau du moteur d’execution que du nouveau format de base de données 10.0.

Au programme des performances accrues et un nouveau systeme de tracking des modifications, et surtout la possibilité de pouvoir passer en mode offline en utilisant le nouveau systeme de synchronisation “Sync Framework 1.0” (fonctionnalité à venir).

Mise à jour du 14 Juin 2008 (Build 2716)

 

Les elements suivants ont été mis en place lors de cette mise à jour.

Nouvelles fonctionnalités :

• Nouvelle centrale de livraison orientée sur un process de traitement par produit et mise a disposition d’un document de parcours dans l’entrepot pour préparation optimisée du colisage.
• Produit fin de vie (si un produit est mis dans cet état, celui-ci peut etre vendu jusqu’a epuisement du stock, s’il n’a plus de stock il ne peut plus etre ajouté dans une commande ou un devis). Il ne peut plus etre commandé chez un fournisseur.
• Entrepot par defaut par fournisseur, dans le cadre de la gestion d’un stock déporté, il est possible d’indiquer dans une commande fournisseur vers quel entrepot il faut livrer les produits commandés, à la reception tous les produits sont affectés a ce meme entreport automatiquement.
• Affichage de toutes les pieces commerciales (Devis, Commandes client, Bons de livraion, Factures, Relevés, Commandes fournisseurs, Relances, ect..) en ligne sur l’extranet via une url securisée qui permet d’etre instantanément prevenu que le destinataire est en train de lire le document.
• Possibilité de faire communiquer 2 sociétés utilisants ERP360 et de synchroniser un catalogue “Fournisseur vers Client” via un webserivce. Possibilité de passer des commandes fournisseur via ce meme webserivce.
• Nouvelle interface unifiée pour la gestion des attributs etendus des entités de l’application voir dans le module Entreprise(Groupe de propriété entendue).

 

Améliorations :

• Simplification des états des livraisons client.
• Gestion des frais avancés sur les commandes fournisseurs et les receptions.
• Simplification des états d’une commande fournisseur
• Amélioration du deploiement global des applications (Client riche, Extranet, Web Services).
• Amélioration globale des filtres sur les listes.
• Optimisation du processus de suppression de commande client et livraison client.
• Amélioration du rapport Bon de livraion, affichage du nombre de colis et du poids.
• Ajout des notifications suivantes :
  • Suppression (Devis, Commandes client , livraison client)
  • Creation (Produit, Client , Contact)
  • Commande Soldée
  • Changement d’etat d’une livraison, Dispo entrepot, En cours de livraison , Livré
  • Bloquage et débloquage client en cas de depassement d’ecours.
• Affichage de la photo par defaut d’un produit directement dans la fiche produit
• Possibilité d’affectation d’un clé API par société
• Possibilité d’interdire la livraison partielle d’une commande client globale
• Possibilité d’interdire la livraison partielle d’un item de commande client
• Possibilité d’afficher la liste des items d’un devis dans l’ordre souhaité, et possibilité de monter ou descendre une ligne.
• Possibilité de filtrer par transporteur ou autres le bon de tournée des livraisons client.
• Affichage de la photo des employés dans leur fiche et reprise de celle ci dans tous les documents sur l’extranet quand ce sont les chargés d’affaire.

 

Correction de bugs :

• Problème de desoldage d’un item de commande client lors de la suppression d’un bon de livraison qui entrainait un mauvais calcul du solde de la commande.
• Problème de redimensionnement des fenètres lors d’un traitement long.
• Impossibilité d’imprimer un rapport a partir de la fenetre de prévisualisation.
• Impossibilité d’afficher les bons de livraison supprimés.
• Crash lors de l’affichage du journal des ventes s’il n’existe pas de facture.
• Impossibilité de supprimer un item dans la liste des mouvements de stock
• Impossibilité d’ouvrir le tableau de bord.

Mise à jour du 13 Mai 2008 (Build 2382)

Les elements suivants ont été mis en place lors de cette mise à jour.

Nouvelles fonctionnalités :

• CRM (Gestion de la relation client) , possibilité d'associer à chaque etape du workflow de vente des tickets de retour client ou de tache a accomplir, un article dedié à ce nouveau module va etre publié prochainement.
• Le Notificateur
  Possibilité d'etre alerté directement par mail, flux rss ou eventuellement sms de tout evenement ayant lieu dans le systeme d'information. Par exemple un client bloqué pour cause de facture impayée declenche une notification vers qui s'y est abonné. Un article decrivant les differents evenement sera publié prochainement.
• Contexte des mises a jour d'erp360, une nouvelle zone fait son apparition indiquant les mise a jour du logiciel et differentes astuces d'utilisation, mais aussi la liste des taches a accomplir.
• Possibilité de creer des commandes et BL associés qui ne seront pas facturés.
  2 types possibles :
  • le Pret
  • le Don
• Prise en compte des remarques sur l'application directement dans le CRM de Serialcoder avec retour direct vers le demandeur.
• Mise en place d'un dispositif de mise a jour automatique des service de traitement sur le serveur , acceleration de vitesse de mise à jour d'erp studio.
• Reglement massif des bons de reception fournisseur
• Bon de tournée des livraisons client
• Nouveau contexte statistique par client (CA/Panier moyen/Taux de conversion)
• Assistant de configuration du systeme d'information lors du premier accès
• Possibilité de connexion direct avec sa clé de licence dans le formulaire d'accès.
• Interface unifiée de gestion des attibuts étendus, possibilité d'ajouter des informations supplémentaire par entité, par exemple sur un produit , ajouter une colonne couleur , un article sera prochainement publié sur le sujet.

Améliorations :

• Nouveau mode de facturation (Direct), dans ce cas un bon de livraison ne peut pas etre généré sans facturation.
  Dans la centrale d'achat il est possible de prendre en compte les produits sans reservation mais en rupture a cause du stock mini dans le traitement automatique.
• Affichage par defaut de l'agenda dans l'activité du client
• Amélioration globale des filtres, avec possibilité de filtrer avec le bouton droit de la souris directement sur les colonnes
• Gestionnaire des documents, si un document est modifié sur le poste de travail, il est mis a jour de manière transparente dans le systeme d'information.
• Optimisation du module de facturation avec liste de choix de la methode de facturation dans le formulaire.

Correction de bugs :

• Impossibilité de fusionner des stockitem
• Transfert de stock avant livraison n'affiche pas la selection

Comment configurer l'envoi de fax dans erp 360 ?

 

Erp 360 Studio permet l'envoi de fax a partir de l'application, et prends en charge 2 composants par defaut, celui de windows XP et celui de Vista.

Pour selectionner le module il faut cliquer sur le logo en haut a gauche , puis sur option :

Il faut ensuite selectionner "Parametrage FAX" dans le formulaire Centre de configuration :

Il y a une liste deroulante qui permet de selectionner le fournisseur de fax voulu, et pour chaque fournisseur, une zone en dessous permet de configurer les options.

Dans le cas du fournisseur par defaut pour windows XP, si le fax est en reseau, il faut indiquer le nom du serveur, indiquer ensuite le prefixe de numérotation s'il en faut un.

Petite astuce, pour certains fax il faut attendre un petit moment avant d'accrocher la porteuse dans ce cas un virgule vaut pour une seconde par exemple s'il faut faire 0 pour sortir on peut ecrire 0,, ce qui aura pour effet d'attendre 2 secondes avant d'envoyer le fax.

Le troisième parametre permet d'etre notifié par mail du statut de l'envoi (echec ou reussite).

Fermeture rapide du formulaire en cours

 

Le saviez-vous ?, un double clic sur un onglet ferme rapidement le formlaire associé.

Mise a jour du 31 Mars 2008 (build 2016)

Les elements suivants ont été mis en place lors de cette mise à jour.

Nouvelles fonctionnalités :

• Modification massive des Date d'expiration de tarif fournisseur.
• Possibilité de diviser une entrée de stock (stockitem) , utile dans le cas d'une strategie de stockage par quantité reçue par forunisseur
• Affichage de la meme précision monetaire sur les reports que sur les formulaires et listes.
• Gestionnaire de projet intégré, permet de créer de taches et de les affecter aux employées (beta)
• Ajout de "mot clé magiques" dans la recherche globale :
  • dev : nouveau devis
  • cmd : nouvelle commande
  • cli: nouveau client
  • fou : nouveau fournisseur
• Possibilité d'attacher un document a un report (devis, commande, bl, facture)
  • Possiblité d'attacher des documents permanents (condition générales de vente par exemple)
• Nouveau formulaire d'edition des parametres des rapports

Améliorations :

• Interdiction de creer un bon de livraison sans facturation pour un client dont la date d'echeance est le jour meme.
• Affichage de la source de vente dans la liste des devis et ajout dans le filtre
• Augmentation de la vitesse d'impression et reduction de la mémoire lors de l'impression massive de document.
• Un double clic sur les textboxs avec intellisense affiche la liste des choix
• Amélioration des versions anglaises des reports
• Amélioration des popups "Quantité" et "Historique des prix" sur les formulaires devis commandes
• Possibilité de filtrer et de coloriser les factures par représentant
• Vérification des doublons sur les code de famille de produit
• Integration des factures dans la recherche globale
• un double clic sur un onglet principal ferme le formulaire en cours
• Affichage des documents avec plus de détail (possibilité d'attachement sur les reports)
• Liste des fournisseurs dans la saisie des tarifs par produit dans l'ordre alphabetique

Correction de bugs :

• Correction des problèmes de sauvegarde sur Devis, commande et livraison
• Correction d'un probleme lors de la création de deux transporteurs consécutifs
• Prise en compte des remises par familles de produit
• La suppresion de tarif fournisseur ne fonctionnait plus, c'est corrigé